Dal 1° gennaio 2025, le spese di vitto, alloggio e trasporto non di linea sostenute in Italia devono essere pagate con strumenti tracciabili per restare deducibili per l'azienda e non imponibili per il dipendente. Lo stabilisce la Legge di Bilancio 2025, confermata dalla Circolare n. 15/E dell'Agenzia delle Entrate del 22 dicembre 2025. La tracciabilità delle note spese non è quindi una buona pratica: è una condizione fiscale sostanziale.
Le categorie soggette all'obbligo sono:
- Vitto: ristoranti, bar, qualsiasi somministrazione di alimenti e bevande
- Alloggio: hotel, B&B, strutture ricettive in genere, inclusa l'imposta di soggiorno
- Trasporto non di linea: taxi e noleggio con conducente (NCC), sia dentro che fuori dal comune di lavoro
Gli strumenti di pagamento riconosciuti come tracciabili sono carte di credito, debito e prepagate intestate, bonifici bancari o postali, assegni non trasferibili e app di pagamento collegate a circuiti bancari con IBAN. Il contante, anche se accompagnato da scontrino o ricevuta fiscale, non è sufficiente: dimostra che qualcuno ha incassato, ma non che a pagare sia stato il dipendente.
L'obbligo vale per le trasferte in Italia. Per le missioni all'estero, il rimborso può restare non imponibile anche con pagamento in contanti, purché la spesa sia correttamente documentata secondo i limiti di deducibilità applicabili.
Qual è il quadro normativo aggiornato al 2026?
La riforma nasce dall'intreccio di tre provvedimenti. Il Decreto Legislativo n. 192/2024 (riforma IRPEF-IRES) ha riscritto le regole sui redditi di lavoro autonomo e ridefinito i criteri di deducibilità. La Legge n. 207/2024 (Legge di Bilancio 2025), ai commi 81-83, ha inserito nel comma 5 dell'art. 51 del TUIR il vincolo della tracciabilità per i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non di linea. Il Decreto-legge n. 84/2025, convertito con modificazioni dalla Legge n. 108/2025, ha poi circoscritto l'obbligo alle sole spese sostenute in Italia, alleggerendo il regime per le trasferte estere.
La Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 ha chiarito i punti operativi: l'obbligo si applica sia alle trasferte fuori comune sia a quelle interne, e riguarda anche i servizi di mobilità tramite piattaforme digitali riconducibili a un soggetto identificabile. Gli articoli del TUIR coinvolti sono l'art. 51 (reddito di lavoro dipendente) e l'art. 95 (deducibilità dei costi per l'impresa), che fissano i limiti giornalieri per vitto e alloggio in Italia e per le trasferte all'estero.
Per i lavoratori autonomi, la disciplina è analoga: le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non di linea riaddebitabili analiticamente al committente richiedono pagamento tracciabile per essere dedotte. Le spese di rappresentanza seguono regole proprie, con limiti percentuali specifici.
Quali spese vanno tracciate e con quali strumenti?
La distinzione tra spese soggette e spese escluse è il punto dove si commettono più errori. Non tutte le spese di trasferta richiedono pagamento tracciabile: trasporti pubblici di linea (treni, aerei, autobus, metropolitane), rimborsi chilometrici calcolati sulle tabelle ACI, pedaggi autostradali e parcheggi restano fuori dall'obbligo, pur richiedendo documentazione adeguata.
Le spese soggette a tracciabilità obbligatoria in Italia:
- Vitto (sì, anche il caffè al bar se inserito nella nota spese)
- Alloggio, inclusa l'imposta di soggiorno
- Taxi e NCC, sia nel comune di lavoro sia fuori
Gli strumenti di pagamento validi sono: carte di credito, debito e prepagate intestate all'azienda o al dipendente; bonifici bancari o postali; assegni non trasferibili; app di pagamento collegate a IBAN o circuiti bancari. Un pagamento con carta non intestata al dipendente o all'azienda non è sufficiente.
Per le spese minori, la Circolare prevede una soglia di esenzione: fino a 15,49 € al giorno per le trasferte in Italia (25,82 € per quelle all'estero) le spese non documentabili restano esenti dall'obbligo di tracciabilità. Questa soglia riguarda le spese ulteriori e diverse da vitto, alloggio e trasporto non di linea.
Un consiglio: conservare sempre sia il giustificativo fiscale (fattura, ricevuta, documento commerciale) sia la prova del pagamento elettronico. La ricevuta POS da sola non dice cosa è stato acquistato; la fattura senza prova di pagamento non dimostra la tracciabilità. Servono entrambi.
Cosa succede se manca la tracciabilità?
Le conseguenze della mancata tracciabilità colpiscono su due fronti simultaneamente. Per l'azienda, la spesa diventa indeducibile ai fini IRES e IRAP. Per il dipendente, il rimborso può concorrere alla formazione del reddito imponibile, con conseguente tassazione e contribuzione.
Questo doppio effetto è il punto più delicato: il costo non deducibile per l'azienda non scompare, ma resta nel conto economico senza beneficio fiscale. Nel modello Redditi 2026, la spesa non tracciata non ha un rigo dedicato. La soluzione tecnica corretta è utilizzare il codice 99 al rigo RF31 per le variazioni in aumento, distinguendo questa fattispecie dal superamento dei limiti giornalieri dell'art. 95 (che usa il codice 3 dello stesso rigo).
- Spesa non tracciata: variazione in aumento con codice 99 rigo RF31
- Spesa tracciata ma eccedente i limiti giornalieri: variazione in aumento con codice 3 rigo RF31
- Spesa all'estero pagata in contanti: deducibile entro i limiti, senza obbligo di tracciabilità
La tracciabilità è condizione necessaria ma non sufficiente alla deducibilità: la spesa deve essere anche inerente all'attività, correttamente documentata e nei limiti quantitativi previsti. Pagare con carta una cena non inerente non la rende deducibile.
Un consiglio: non etichettare come indeducibili tutte le spese in contanti. Treni, rimborsi chilometrici ACI, pedaggi e parcheggi restano deducibili anche senza pagamento tracciabile, purché documentati. Confondere le due categorie genera variazioni in aumento errate.
Come organizzare la gestione delle note spese in azienda
Una policy aziendale scritta è il punto di partenza. Deve indicare quali spese richiedono pagamento tracciabile, quali strumenti sono ammessi, come raccogliere e conservare i giustificativi e quali sono i limiti di spesa per categoria. Senza una policy condivisa, ogni dipendente interpreta le regole a modo proprio.
Sul piano operativo, l'adozione di strumenti digitali riduce gli errori e semplifica i controlli. Le app che associano la foto dello scontrino al pagamento elettronico in tempo reale eliminano il problema della ricevuta POS senza giustificativo e viceversa. Notaspesesmart, ad esempio, permette ai dipendenti di inviare gli scontrini via Telegram: l'intelligenza artificiale estrae i dati, classifica la spesa e genera report PDF pronti per il commercialista, con backup quotidiano e gestione multi-azienda sotto un unico abbonamento. Per chi gestisce più società, questa funzione evita la separazione manuale delle spese tra entità diverse.
La conservazione elettronica deve rispettare i requisiti del Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) e le linee guida AgID: i documenti devono essere integri, autentici e immodificabili nel tempo. Il GDPR impone inoltre che i dati personali dei dipendenti contenuti nelle note spese siano trattati con misure di sicurezza adeguate e conservati solo per il tempo necessario agli obblighi fiscali.
Un consiglio: formare i dipendenti una volta all'anno sulle regole di tracciabilità vale più di qualsiasi controllo a posteriori. Un dipendente che paga il taxi in contanti perché non sa della norma genera un problema fiscale che si scopre solo in dichiarazione.
Come strutturare i controlli interni sulla tracciabilità
Il controllo interno sulla tracciabilità delle note spese si articola su tre livelli. Il primo è la verifica al momento della presentazione: ogni nota spese deve allegare sia il giustificativo fiscale sia la prova del pagamento elettronico. Se uno dei due manca, la voce va sospesa prima dell'approvazione, non corretta a posteriori.
Il secondo livello è la riconciliazione periodica tra le note spese approvate e gli estratti conto delle carte aziendali o i movimenti bancari. Questa verifica individua i pagamenti in contanti che si sono infiltrati nelle voci soggette a tracciabilità. Un audit trimestrale è sufficiente per la maggior parte delle aziende; quelle con volumi elevati di trasferte conviene lo facciano mensilmente.
Il terzo livello riguarda la qualità della variazione fiscale in dichiarazione. Il responsabile amministrativo deve distinguere le spese indeducibili per mancata tracciabilità da quelle eccedenti i limiti giornalieri, e gestirle con i codici corretti nel modello Redditi. Confondere le due cause di indeducibilità è uno degli errori più frequenti nei dichiarativi 2026.
Come registrare correttamente le note spese tracciate in contabilità
La registrazione contabile delle note spese tracciate segue la logica del rimborso analitico: ogni voce corrisponde a una spesa documentata, con giustificativo e prova di pagamento abbinati. Il conto di costo (vitto, alloggio, trasporti) viene addebitato per l'importo lordo; il debito verso il dipendente viene acceso contestualmente e chiuso al momento del rimborso.
Per le spese eccedenti i limiti giornalieri dell'art. 95 del TUIR (180,76 € in Italia, 258,23 € all'estero), la parte eccedente è indeducibile e richiede una variazione in aumento nel quadro RF. La parte nei limiti, se tracciata, è pienamente deducibile. Questa distinzione deve emergere già nella nota spese interna, non solo in sede di dichiarazione.
Le spese non tracciate vanno registrate contabilmente per il loro importo pieno, ma con una variazione fiscale in aumento separata. Tenerle in un conto di costo distinto (ad esempio «spese trasferta indeducibili») semplifica la riconciliazione a fine anno e riduce il rischio di errori nel modello Redditi. Un sistema di gestione digitale che classifica automaticamente le spese per categoria e modalità di pagamento rende questa separazione quasi automatica, con un risparmio netto di tempo in fase di chiusura.
Punti chiave
La tracciabilità delle note spese è una condizione fiscale sostanziale dal 2025: senza pagamento tracciabile, vitto, alloggio e trasporto non di linea sostenuti in Italia perdono sia la deducibilità per l'azienda sia l'esenzione per il dipendente.
| Punto | Dettagli |
|---|---|
| Obbligo dal 1° gennaio 2025 | Vitto, alloggio, taxi e NCC in Italia richiedono pagamento tracciabile per mantenere i benefici fiscali. |
| Strumenti ammessi | Carte intestate, bonifici, assegni non trasferibili e app collegate a IBAN sono i metodi validi. |
| Trasferte estere escluse | Per le spese sostenute fuori dall'Italia la tracciabilità non è obbligatoria, ma serve documentazione corretta. |
| Variazione fiscale corretta | Le spese non tracciate usano il codice 99 al rigo RF31; quelle eccedenti i limiti usano il codice 3. |
| Tracciabilità non basta | La spesa deve essere anche inerente e documentata: il pagamento con carta non salva un costo fiscalmente debole. |