Per le trasferte all'estero, i rimborsi ai dipendenti non richiedono tracciabilità dei pagamenti per restare fuori dal reddito imponibile, purché le spese siano adeguatamente documentate. Lo ha chiarito l'Agenzia delle Entrate con la risposta all'interpello n. 188/2025. La regola vale dal 2025 in poi ed è il punto di partenza per aggiornare le policy aziendali.
I riferimenti normativi da tenere a portata di mano sono tre:
- Interpello n. 188/2025 (Agenzia delle Entrate): esenzione dalla tracciabilità per spese estere adeguatamente documentate.
- Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 (Agenzia delle Entrate): istruzioni operative su limiti, documentazione e casi pratici.
- D.L. n. 84/2025 (convertito in Legge n. 108/2025): limita l'obbligo di tracciabilità al territorio italiano.
I limiti numerici da conoscere subito:
- L'indennità forfettaria giornaliera esente per trasferte estere è stabilita dall'Agenzia delle Entrate.
- L'indennità forfettaria giornaliera esente per trasferte in Italia è anch'essa definita dall'Agenzia.
- Il limite per spese accessorie esenti all'estero è indicato dalla normativa fiscale.
- Il limite per spese accessorie esenti in Italia è stabilito dalla normativa fiscale.
La circolare 15/E del 2025 chiarisce che la distinzione tra trasferte nazionali ed estere non è una scappatoia, ma una scelta normativa precisa: tutela le imprese che operano in Paesi dove i pagamenti elettronici non sono diffusi, mantenendo comunque l'obbligo di documentazione adeguata.
Indice
- Come cambiano le regole tra trasferta in Italia e trasferta all'estero
- Rimborso analitico o indennità forfettaria: quale scegliere e come calcolarla
- Quali documenti raccogliere e come conservarli
- Come calcolare e contabilizzare i rimborsi esteri: due esempi pratici
- Obblighi fiscali, rischi e riferimenti normativi da conoscere
- Procedure aziendali per gestire le trasferte estere senza rischi
- Punti chiave
- Quello che i manuali non dicono sulle trasferte estere
- Notaspesesmart: dalla ricevuta estera al PDF per il commercialista
- Fonti e riferimenti utili
Come cambiano le regole tra trasferta in Italia e trasferta all'estero
La differenza è netta e spesso sottovalutata. Dal 1° gennaio 2025, per le trasferte in Italia, i rimborsi di spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi o NCC escono dal reddito imponibile solo se pagate con strumenti tracciabili (carta, bonifico, app di pagamento). La legge di Bilancio 2025 ha introdotto questo obbligo, poi il D.L. n. 84/2025 lo ha circoscritto esplicitamente al territorio dello Stato.
Per le trasferte all'estero, la tracciabilità non è richiesta. La ratio è pratica: in molti Paesi extra-UE il contante è ancora il mezzo prevalente, e imporre la tracciabilità avrebbe reso impossibile il rimborso esentasse di spese reali e legittime.
Le voci interessate dall'obbligo di tracciabilità (solo per l'Italia) sono:
- spese di vitto (ristoranti, mense)
- spese di alloggio (hotel, B&B)
- trasporto mediante taxi e NCC
- servizi di mobilità tramite piattaforme digitali (es. app di prenotazione NCC)
Restano escluse dall'obbligo di tracciabilità, anche in Italia: autobus, treni, aerei, navi e rimborsi chilometrici calcolati sulle tabelle ACI.
Un consiglio: non applicare automaticamente le regole italiane alle trasferte estere. Se la policy aziendale impone la tracciabilità per tutte le trasferte senza distinzione, si crea un onere inutile per i dipendenti all'estero e si rischia di rifiutare rimborsi legittimi.
L'interpello n. 188/2025 nasce proprio perché molte aziende, per eccesso di cautela, applicavano la tracciabilità anche all'estero. L'Agenzia delle Entrate ha chiarito che questo non è richiesto dalla norma.
Rimborso analitico o indennità forfettaria: quale scegliere e come calcolarla
Esistono due approcci distinti, con regole e convenienze diverse a seconda del tipo di trasferta.
Il rimborso analitico copre le spese effettive documentate: vitto, alloggio, trasporto. Non ha un tetto fisso, ma ogni voce deve essere giustificata da ricevuta o fattura. Le spese accessorie (parcheggio, telefonate, mance documentate) rientrano nell'esenzione fino a 25,82 €/giorno per l'estero.
L'indennità forfettaria (o diaria) è un importo fisso giornaliero che copre vitto e alloggio senza necessità di giustificativi analitici. Il limite esentasse è 77,47 €/giorno per l'estero e 46,48 €/giorno per l'Italia. Il viaggio e il trasporto sono sempre esclusi dalla diaria e possono essere rimborsati separatamente, purché documentati.
| Voce | Rimborso analitico | Indennità forfettaria |
|---|---|---|
| Vitto e alloggio | Spesa effettiva documentata | Inclusa nella diaria (max 77,47 €/giorno estero) |
| Trasporto/viaggio | Documentato separatamente | Documentato separatamente |
| Spese accessorie | Fino a 25,82 €/giorno (estero) | Fino a 25,82 €/giorno (estero) |
| Documentazione richiesta | Ricevute/fatture per ogni voce | Nota spese + documenti di viaggio |
| Flessibilità | Alta | Bassa |
Esempio numerico — rimborso analitico (trasferta a Berlino, 2 giorni):
- Volo andata/ritorno: 320 € (documentato con biglietto)
- Hotel 2 notti: 180 € (fattura hotel)
- Pasti 2 giorni: 95 € (ricevute)
- Taxi aeroporto: 35 € (ricevuta)
- Spese accessorie (parcheggio, telefonate): 38 € — di cui 25,82 € × 2 = 51,64 € esenti; i 38 € rientrano nel limite
Totale rimborsabile esentasse: 320 + 180 + 95 + 35 + 38 = 668 €
Esempio numerico — indennità forfettaria (stessa trasferta):
- Volo: 320 € (documentato)
- Diaria 2 giorni: 77,47 € × 2 = 154,94 € (esentasse, copre vitto e alloggio)
- Spese accessorie: 38 € (esenti entro 51,64 €)
Totale esentasse: 320 + 154,94 + 38 = 512,94 €
In questo caso il rimborso analitico è più vantaggioso perché le spese effettive superano la diaria forfettaria.
Un consiglio: usa la diaria forfettaria per trasferte brevi in Paesi con costi prevedibili e dipendenti che tendono a perdere le ricevute. Per trasferte lunghe o in Paesi con costi elevati (Svizzera, Norvegia, Giappone), il rimborso analitico tutela meglio sia il dipendente che l'azienda.
Quali documenti raccogliere e come conservarli
La documentazione è il pilastro del rimborso, anche all'estero dove la tracciabilità non è obbligatoria. Un rimborso privo di prove adeguate diventa reddito imponibile per il dipendente, indipendentemente dall'importo.
La checklist minima per ogni trasferta estera:
- Nota spese firmata dal dipendente e controfirmata dal responsabile, con data, destinazione e scopo della trasferta
- Ricevute o fatture per vitto, alloggio e trasporto (anche in lingua straniera)
- Biglietti di viaggio (aerei, treni, autobus) o documentazione del mezzo privato con calcolo ACI
- Ricevute di taxi o NCC (non è più richiesto il documento del vettore per i trasporti urbani, grazie alla semplificazione introdotta nel 2025)
- Dichiarazione integrativa del dipendente per spese minori senza ricevuta (entro i limiti accessori)
- Tasso di cambio e data di conversione per spese in valuta estera
Per la conservazione, il formato digitale è preferibile: le immagini delle ricevute devono essere leggibili, con metadati di data e ora. Per le ricevute in lingua straniera, non serve una traduzione giurata, ma è buona prassi annotare la voce di spesa in italiano direttamente nella nota spese.
Un consiglio: per le spese in valuta, registra sempre sia l'importo originale (es. 120 USD) sia il controvalore in euro con il tasso del giorno. Usare il tasso BCE del giorno della spesa è la prassi più difendibile in caso di controllo.
Come calcolare e contabilizzare i rimborsi esteri: due esempi pratici
Esempio 1: rimborso analitico
Un dipendente rientra da una trasferta a Londra di 3 giorni con le seguenti spese documentate:
- Volo: 410 € (biglietto elettronico)
- Hotel 3 notti: 540 € (fattura in GBP, convertita a 630 €)
- Pasti: 145 € (ricevute varie)
- Taxi: 60 € (ricevute)
- Spese accessorie: 55 € (entro il limite di 25,82 € × 3 = 77,46 €)
Rilevazione contabile:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Spese di trasferta (CE) | 1.300 € | |
| Debiti verso dipendenti | 1.300 € |
Al momento del pagamento: Debiti verso dipendenti in Dare, Banca in Avere.
Esempio 2: indennità forfettaria
Stesso dipendente, stessa trasferta, con diaria:
- Volo: 410 € (documentato)
- Diaria 3 giorni: 77,47 € × 3 = 232,41 €
- Spese accessorie: 55 €
Totale: 697,41 €. La differenza rispetto al rimborso analitico (1.300 €) non è rimborsabile esentasse con il metodo forfettario, a meno che l'azienda non scelga di integrare con un rimborso tassato.
Un consiglio: le spese IVA sostenute all'estero (es. hotel in Germania) non sono recuperabili tramite la dichiarazione IVA italiana ordinaria. Per recuperarle occorre la procedura di rimborso IVA estero (Direttiva 2008/9/CE per i Paesi UE), che ha scadenze precise. Segnalarlo al commercialista prima della chiusura dell'esercizio.
Obblighi fiscali, rischi e riferimenti normativi da conoscere
Il quadro normativo del 2025 si regge su quattro pilastri:
- Legge di Bilancio 2025 (art. 1, c. 81, Legge n. 207/2024): introduce l'obbligo di tracciabilità per alcune spese di trasferta.
- D.L. n. 84/2025 (convertito in Legge n. 108/2025): limita l'obbligo al territorio italiano.
- Interpello n. 188/2025: conferma l'esenzione dalla tracciabilità per le trasferte estere.
- Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025: istruzioni operative complete.
I rischi fiscali più frequenti che emergono dai controlli sono:
- Applicare la tracciabilità anche alle trasferte estere, generando contestazioni su rimborsi legittimi
- Documentazione incompleta: nota spese senza firma del responsabile o senza indicazione della destinazione
- Errata imputazione IVA: dedurre IVA estera come se fosse italiana
- Superamento dei limiti esentasse senza tassare la parte eccedente in busta paga
Ricordare che esistono limiti esentasse di indennità forfettaria e spese accessorie per le trasferte estere, il cui superamento senza tassazione è spesso contestato durante i controlli.
In caso di verifica fiscale, allegare alla nota spese: copia dell'autorizzazione alla trasferta, documentazione delle spese, estratto della policy aziendale vigente e, per le spese in valuta, il tasso di cambio utilizzato.
Procedure aziendali per gestire le trasferte estere senza rischi
Una policy ben strutturata vale più di qualsiasi circolare. Il workflow consigliato si articola in cinque fasi:
- Autorizzazione preventiva: il manager approva la trasferta con indicazione di destinazione, durata e budget massimo.
- Anticipo spese (se previsto): erogato con limite definito dalla policy; il dipendente rendiconta entro 5–7 giorni dal rientro.
- Raccolta documenti: il dipendente carica ricevute e fatture, compila la nota spese e la firma.
- Approvazione amministrativa: il responsabile amministrativo verifica la correttezza dei documenti, i limiti esentasse e la coerenza con la policy.
- Chiusura contabile: registrazione, archiviazione digitale e, se necessario, tassazione dell'eccedenza in busta paga.
Ruoli e responsabilità da definire per iscritto:
- Dipendente: raccoglie e carica i documenti entro i termini, firma la nota spese.
- Manager: autorizza la trasferta e approva la nota spese.
- Amministrazione: verifica limiti, documentazione e correttezza contabile.
- Consulente fiscale: supporta in caso di Paesi con regole locali particolari o spese straordinarie.
La policy deve avere due sezioni distinte: una per le trasferte in Italia (con obbligo di tracciabilità) e una per l'estero (senza obbligo, ma con documentazione obbligatoria). Tenerle separate evita errori e frizioni con i dipendenti.
Un consiglio: offri ai dipendenti un canale semplice per caricare le ricevute in tempo reale durante la trasferta, non al rientro. Chi accumula scontrini in tasca per una settimana ne perde almeno il 20%. Strumenti come la gestione scontrini via Telegram risolvono questo problema alla radice.
Le fonti professionali aggiornate concordano: digitalizzare la raccolta delle prove riduce significativamente il rischio di contestazioni contabili e il carico di lavoro manuale per l'amministrazione.
Punti chiave
La regola centrale del 2025 è questa: per le trasferte estere la tracciabilità dei pagamenti non è richiesta, ma la documentazione adeguata resta obbligatoria e non negoziabile.
| Punto | Dettagli |
|---|---|
| Tracciabilità solo in Italia | L'obbligo di pagamento tracciabile vale solo per trasferte sul territorio italiano, non per l'estero. |
| Limiti esentasse estero | Indennità forfettaria 77,47 €/giorno; spese accessorie 25,82 €/giorno. |
| Documentazione sempre obbligatoria | Anche senza tracciabilità, ricevute e nota spese firmata sono indispensabili per l'esenzione. |
| Policy distinte per Italia ed estero | Una policy unificata genera errori; separare le regole riduce frizioni e rischi fiscali. |
| Notaspesesmart per le trasferte estere | Raccoglie ricevute via Telegram, estrae i dati con AI e genera il PDF per il commercialista, anche per spese in valuta estera. |
Quello che i manuali non dicono sulle trasferte estere
L'errore più diffuso che vedo nelle aziende italiane non è tecnico: è culturale. Dopo anni di controlli fiscali centrati sulla tracciabilità, molti responsabili amministrativi hanno interiorizzato la regola come assoluta. Quando arriva una trasferta a Tokyo o a Lagos, applicano lo stesso metro usato per Milano, rifiutando rimborsi di spese reali perché pagate in contanti.
Il risultato è paradossale: il dipendente ha speso soldi propri per conto dell'azienda, ha le ricevute, ma non viene rimborsato esentasse perché la policy interna è più restrittiva della norma. Questo crea malcontento, aumenta il turnover e non porta alcun vantaggio fiscale reale.
La circolare 15/E del 2025 e l'interpello n. 188/2025 sono un'occasione concreta per correggere questa distorsione. Non si tratta di abbassare la guardia: la documentazione resta obbligatoria e deve essere rigorosa. Si tratta di smettere di aggiungere vincoli che la legge non impone.
L'altro punto che trovo spesso trascurato è la conversione valutaria. Molte aziende usano il tasso del giorno in cui elaborano la nota spese, non quello del giorno della spesa. In caso di controllo, questa discrepanza può essere contestata. Adottare il tasso BCE del giorno della spesa e documentarlo nella nota spese è una precauzione minima che costa nulla.
Notaspesesmart: dalla ricevuta estera al PDF per il commercialista
Gestire le spese di trasferta all'estero con carta e fogli Excel funziona finché le trasferte sono poche. Quando i dipendenti aumentano o le destinazioni si moltiplicano, il rischio di perdere ricevute, sbagliare conversioni e ritardare i rimborsi cresce in modo proporzionale.
Notaspesesmart è pensato esattamente per questo contesto. Il dipendente in trasferta fotografa la ricevuta e la invia via Telegram: l'AI estrae i dati, classifica la spesa e la registra con data e importo. Per le spese in valuta estera, il sistema gestisce la conversione e mantiene traccia dell'importo originale. A fine mese, l'amministrazione riceve un PDF strutturato pronto per il commercialista, con backup quotidiano dei dati per supportare eventuali controlli fiscali.
La gestione multi-azienda in un unico abbonamento è utile per gruppi o studi professionali che seguono più clienti. Il flusso di approvazione integrato permette al responsabile di validare le spese direttamente dalla piattaforma, senza scambi di email.
Prova Notaspesesmart gratuitamente per 7 giorni: inizia subito e verifica se il flusso si adatta alle trasferte estere della tua azienda.
Fonti e riferimenti utili
Per approfondire o conservare i riferimenti in vista di controlli fiscali:
- Risposta all'interpello n. 188/2025 (Agenzia delle Entrate): testo integrale del chiarimento sulla tracciabilità per le trasferte estere.
- Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 (Agenzia delle Entrate): istruzioni operative complete su limiti, documentazione e casi pratici.
- Comunicato stampa Agenzia delle Entrate: sintesi delle principali novità della circolare 15/E.
- FiscoOggi: rimborso spese estere non fa reddito anche se non tracciate: commento accessibile all'interpello n. 188/2025.
- Ipsoa: tracciabilità obbligatoria solo per l'Italia: analisi della conversione in legge del D.L. n. 84/2025.
- Lavoro e Diritti: spese trasferta dipendenti 2025: guida pratica con approfondimenti operativi.
Per le risposte agli interpelli, cerca il numero di protocollo nella sezione «Interpelli» del portale dell'Agenzia delle Entrate: ogni risposta riporta il quesito originale e la posizione ufficiale, utile da allegare in caso di contestazione. Per Paesi con regole locali particolari (es. regimi fiscali speciali, obblighi di fatturazione locale), consulta sempre un commercialista con esperienza internazionale prima di definire la policy.