Il rimborso chilometrico si calcola con una formula semplice: Rimborso = costo per km × km percorsi. Il costo per km non è una cifra generica, ma il valore specifico del tuo veicolo ricavato dalle tabelle ACI ufficiali, pubblicate in Gazzetta Ufficiale dal 1° gennaio 2026. Per una trasferta con una Fiat 500 1.0 70CV Hybrid, il rimborso si calcola moltiplicando i chilometri percorsi per il costo specifico €/km del veicolo secondo le tabelle ACI.
Quel valore copre molto più della benzina. Le voci incluse nel costo chilometrico ACI sono:
- Ammortamento del veicolo (quota capitale)
- Carburante
- Pneumatici
- Manutenzione e riparazioni
- Assicurazione RCA
Usare il valore esatto del proprio modello, e non una media approssimativa, è l'unica condizione che garantisce l'esenzione fiscale completa per il lavoratore.
Come si leggono e si applicano le tabelle ACI 2026?
Le tabelle ACI 2026 sono consultabili gratuitamente sul portale ufficiale dell'Automobile Club d'Italia, previa registrazione o accesso con identità digitale. Gli importi sono espressi in euro per chilometro e vengono aggiornati settimanalmente per la voce carburante, mentre le altre componenti (assicurazione, listino, manutenzione) vengono riviste periodicamente.
Le categorie di veicoli coperte includono autovetture a benzina, gasolio, GPL, ibride benzina e gasolio, ibride plug-in, elettriche, motocicli e autocaravan. Per ogni modello, la ricerca avviene selezionando categoria, marca e alimentazione.
| Voce di costo | Descrizione |
|---|---|
| Quota capitale | Ammortamento del prezzo di acquisto |
| Carburante | Aggiornato settimanalmente |
| Pneumatici | Usura stimata per km |
| Manutenzione | Tagliandi, riparazioni ordinarie |
| Assicurazione RCA | Premio annuo ripartito per km |
Passaggi per ricavare il costo chilometrico corretto:
- Accedere al portale ACI con credenziali o SPID
- Selezionare la categoria del veicolo (autovettura, motociclo, ecc.)
- Scegliere marca, modello e versione esatta
- Selezionare il tipo di alimentazione
- Leggere il valore in €/km nella colonna del totale
Un consiglio: verificare sempre la data dell'ultimo aggiornamento prima di applicare il valore, perché la voce carburante cambia ogni settimana.
Chi ha diritto al rimborso chilometrico?
Il rimborso chilometrico spetta a dipendenti e collaboratori che usano il proprio veicolo per esigenze lavorative documentate. Non riguarda gli spostamenti casa-lavoro ordinari, né l'uso personale del mezzo.
Gli scenari che giustificano il rimborso:
- Trasferte verso clienti o fornitori fuori sede
- Missioni lavorative disposte dal datore di lavoro
- Spostamenti tra sedi aziendali diverse
- Visite a cantieri, fiere o eventi professionali
- Attività di rappresentanza con percorso documentato
La condizione essenziale è che il percorso sia verificabile: partenza, destinazione e chilometri effettivi devono risultare da una nota spese firmata. Senza questa documentazione, il rimborso perde l'esenzione fiscale e diventa reddito imponibile.
Rimborso chilometrico e fringe benefit: quali sono le differenze?
Sono due istituti completamente diversi, spesso confusi con conseguenze fiscali rilevanti.
Il rimborso chilometrico è un indennizzo per chi usa la propria auto in trasferta. Non costituisce reddito per il lavoratore e non genera contributi, a condizione che sia calcolato sulle tariffe ACI del modello specifico. Il fringe benefit, invece, riguarda l'auto aziendale concessa in uso promiscuo (lavoro e privato): il suo valore è imponibile in busta paga e si calcola applicando una percentuale al costo convenzionale di 15.000 km annui secondo le tabelle ACI.
Punti chiave della distinzione:
- Veicolo: proprio del lavoratore (rimborso) vs. di proprietà aziendale (fringe benefit)
- Tassazione dipendente: esente (rimborso) vs. imponibile in busta paga (fringe benefit)
- Percentuali fringe benefit 2026: 50% per benzina/diesel, 20% per plug-in, 10% per elettriche
- Tabelle di riferimento: costi chilometrici ACI online (rimborso) vs. tabelle ACI in Gazzetta Ufficiale (fringe benefit)
- Impatto IRAP: il rimborso chilometrico è indeducibile ai fini IRAP
Confondere i due strumenti porta a calcoli errati e, nei casi peggiori, a contestazioni da parte dell'Agenzia delle Entrate.
Qual è il quadro fiscale e normativo aggiornato al 2026?
Il rimborso chilometrico correttamente documentato è esente da tassazione per il lavoratore, secondo la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 dell'Agenzia delle Entrate e la Legge di Bilancio 2025. Per l'azienda, la deducibilità è integrale solo entro i limiti di potenza fiscale del veicolo: 17 cavalli fiscali per motori a benzina e ibridi, 20 cavalli fiscali per i diesel. Se il dipendente usa un'auto più potente, la deduzione si applica solo fino alla tariffa ACI corrispondente alla soglia massima consentita.
«Il rimborso delle spese chilometriche, commisurato ai chilometri effettivamente percorsi e alla tariffa pattuita, concorre alla formazione del reddito di lavoro autonomo ai sensi dell'articolo 54, comma 1, del TUIR, ferma restando la deducibilità delle spese sostenute per l'esecuzione dell'incarico.» — Risposta Agenzia delle Entrate n. 270/2025
Regole e adempimenti essenziali:
- Usare il costo chilometrico ACI del modello specifico, non tariffe forfettarie
- Documentare partenza, destinazione e km effettivi per ogni trasferta
- Per spese di vitto, alloggio e taxi in Italia: pagamento tracciabile obbligatorio
- Il rimborso chilometrico per auto propria è escluso dall'obbligo di tracciabilità
- Conservare la documentazione per eventuali controlli fiscali
- Verificare i limiti di potenza fiscale prima di applicare la deduzione aziendale
Esempi pratici di calcolo per il 2026
Tre scenari concreti con veicoli e percorrenze diverse, basati sui criteri ACI 2026.
| Veicolo | Costo €/km (ACI 2026) | Km percorsi | Rimborso totale |
|---|---|---|---|
| Fiat 500 1.0 70CV Hybrid | Consultare il valore dal portale ACI | 500 | Calcolato con il valore ufficiale ACI per il modello |
| Volkswagen Golf | Consultare il valore dal portale ACI | Specificare i km percorsi | Calcolato con il valore ufficiale ACI per il modello |
| Honda CB500F (motociclo) | Consultare il valore dal portale ACI | Specificare i km percorsi | Calcolato con il valore ufficiale ACI per il modello |
È essenziale riferirsi al valore ufficiale ACI del proprio modello; non utilizzare valori medi o stimati.
Il processo è sempre lo stesso: si recupera il valore €/km dal portale ACI per il modello specifico, si moltiplica per i km effettivi della trasferta, si riporta l'importo nella nota spese con data e percorso. L'errore più frequente è usare un valore medio o un costo stimato: l'Agenzia delle Entrate richiede il dato analitico del modello, e un rimborso calcolato su tariffe non ufficiali rischia di essere tassato per la parte eccedente quella giustificata.
Perché la gestione digitale delle note spese cambia le cose
Raccogliere le note spese a mano, tra fogli Excel e ricevute cartacee, genera errori e ritardi che si trasformano in problemi fiscali. Un software dedicato alla gestione dei rimborsi spese automatizza i passaggi più critici: classificazione delle voci, verifica dei limiti normativi, generazione dei report per il commercialista.
Funzionalità che fanno la differenza nella gestione quotidiana:
- Invio delle spese tramite app (foto dello scontrino o nota chilometrica)
- Classificazione automatica con intelligenza artificiale
- Approvazione digitale da parte del responsabile
- Generazione di report PDF pronti per il commercialista
- Backup quotidiano dei dati e gestione multi-azienda
La tracciabilità dei pagamenti è un requisito normativo per alcune categorie di spesa in trasferta. Uno strumento digitale la garantisce senza sforzo aggiuntivo per il lavoratore.
Un consiglio: integrare il software note spese con la policy aziendale sui rimborsi chilometrici: definire in anticipo quali modelli di veicolo sono ammessi e a quale tariffa ACI si fa riferimento riduce i contenziosi interni e semplifica i controlli.
Come si aggiornano e verificano le tariffe ACI ogni anno?
Le tabelle ACI vengono elaborate dall'Automobile Club d'Italia e pubblicate in Gazzetta Ufficiale verso la fine dell'anno precedente, con validità dal 1° gennaio dell'anno successivo. Per il 2026, sono in vigore dal 1° gennaio 2026. La voce carburante viene aggiornata settimanalmente sul portale online, quindi il valore consultato oggi può differire da quello di tre settimane fa.
La procedura corretta è verificare il costo chilometrico sul portale ACI nel momento in cui si elabora la nota spese, non usare un valore salvato mesi prima. Per le aziende con molti dipendenti in trasferta, conviene stabilire una cadenza mensile di verifica e aggiornare la policy interna di conseguenza.
Quali sono i limiti massimi di rimborso previsti dalla normativa?
La normativa non fissa un tetto assoluto in euro per il rimborso chilometrico, ma stabilisce i criteri che determinano la deducibilità per l'azienda. Il limite pratico è la tariffa ACI del veicolo con potenza massima di 17 CV fiscali (benzina/ibridi) o 20 CV fiscali (diesel): se il dipendente usa un'auto più potente, l'azienda deduce solo fino a quella soglia. La parte eccedente non è deducibile, ma non è nemmeno tassata in capo al lavoratore se il rimborso totale resta nei parametri ACI del veicolo effettivamente usato.
Per le indennità forfettarie di trasferta (non chilometriche), le soglie di esenzione giornaliera sono 46,48 € per missioni in Italia e 77,47 € per trasferte all'estero.
Come si presenta una nota spese per il rimborso chilometrico?
La nota spese per il rimborso chilometrico deve contenere almeno: data della trasferta, luogo di partenza, destinazione, km percorsi, modello e targa del veicolo, costo ACI applicato e importo totale. Molte aziende aggiungono anche il motivo della trasferta e il cliente o progetto di riferimento.
La firma del dipendente e l'approvazione del responsabile completano il documento. Per le aziende che gestiscono molti rimborsi, un sistema digitale per le note spese riduce i tempi di raccolta e approvazione, e produce automaticamente la documentazione nel formato richiesto dal commercialista.
Come incide il rimborso chilometrico sulla dichiarazione dei redditi?
Per il lavoratore dipendente, il rimborso chilometrico calcolato sulle tabelle ACI non compare nel reddito imponibile e non influisce sulla dichiarazione dei redditi. Non aumenta la base IRPEF, non genera contributi previdenziali aggiuntivi e non modifica le detrazioni spettanti.
Per il lavoratore autonomo il discorso è diverso: come chiarito dalla Risposta n. 270/2025 dell'Agenzia delle Entrate, il rimborso chilometrico addebitato analiticamente al committente concorre al reddito professionale e va assoggettato a ritenuta d'acconto. Le spese di viaggio effettivamente sostenute restano però deducibili dal reddito di lavoro autonomo. È una distinzione che molti professionisti trascurano, con conseguenze in sede di dichiarazione.
Notaspesesmart semplifica la gestione dei rimborsi chilometrici
Calcolare correttamente il rimborso chilometrico è solo metà del lavoro. L'altra metà è raccogliere, approvare e archiviare la documentazione in modo che regga a un controllo fiscale. Notaspesesmart automatizza l'intero processo: i dipendenti inviano le note spese via Telegram, l'intelligenza artificiale classifica le voci, il responsabile approva con un clic e il commercialista riceve un report PDF completo. Gestione multi-azienda inclusa in un unico abbonamento, con prova gratuita di 7 giorni.
Punti chiave
Il rimborso chilometrico è esente da imposte per il lavoratore dipendente solo se calcolato sul costo ACI specifico del veicolo usato, non su tariffe medie o forfettarie.
| Punto | Dettagli |
|---|---|
| Formula di calcolo | Rimborso = costo €/km ACI × km percorsi, con valore specifico per modello e alimentazione. |
| Fonte ufficiale | Le tabelle ACI 2026 sono pubblicate in Gazzetta Ufficiale e consultabili gratuitamente sul portale ACI. |
| Esenzione fiscale dipendente | Il rimborso calcolato sulle tariffe ACI è totalmente esente da IRPEF e contributi previdenziali. |
| Limite deducibilità aziendale | La deduzione è integrale fino a 17 CV fiscali (benzina/ibridi) o 20 CV fiscali (diesel); oltre, si applica la tariffa ACI della soglia massima. |
| Documentazione obbligatoria | Ogni trasferta richiede data, percorso, km effettivi, modello veicolo e tariffa ACI applicata. |